基本要素是是：參展商、觀眾、服務商、組織者。

參展商：參展商常稱作參展客戶，是展覽會的基礎，在有了市場的需求和參展商的存在之后，才產生了展覽會和其它三個要素;展會中參展商數量的多少和質量的高低直接關系這展會的展出效果。

觀眾：展覽會中，觀眾、專業觀眾、客商、買家、貿易商、參觀商是這部分人的主要稱呼。整個展會都是圍繞觀眾進行，為觀眾而服務的。展會的主要目的是滿足觀眾的需要，如果展會沒有觀眾，那么組織者把參展商組織在一起也就沒有任何意義了。評價一個展會展出效果的好壞和成功與否的評價標準也落在了觀眾的手中。

組織者：也長叫做主辦單位、籌辦單位、協辦單位等。組織者經營多種方式的展覽業務并通過組織展會來獲得盈利。調查顯示，在我國主要存在專營、兼營和代理三種形式的展會組織者。在發展成熟的展覽行業中，展覽組織者主要是指專營展覽業務的機構和部門，即展覽公司或行業協會。

服務商：組織者在籌辦組織展覽會時，為參展商和觀眾提供服務的時會遇到諸如展臺設計搭建等服務工作，因能力有限而無法為參展商和觀眾提供完善的服務。于是就以商業合作的形式尋求專業的展覽公司來提供服務，協同完成展覽會的組織服務工作。

總的來說，展會的這四個要素有機的結合組成整個展會系統，每個因素在展會中都充當和完成不同的角色和功能。除觀眾以外的三個要素的最終服務對象是觀眾;參展商是維持展覽會運營的基礎動力;組織者是其中連接觀眾和參展商的紐帶;組織者聯合服務商為參展商和觀眾提供綜合服務。